Als eerste kun je denken uit een kasboek en de bankafschriften. Die zijn inderdaad
belangrijk, maar je kan niet aan de bankstand zien of het goed gaat met het bedrijf!
Kas en bank worden beïnvloed door de rest van de administratie.
De boekhouding bestaat uit een aantal verschillende delen zoals:
Crediteuren (leveranciers)
Leveranciers betalen…
Op tijd, niet te vroeg en niet te laat en het juiste bedrag en als dat nodig is deels naar een G-rekening. Natuurlijk rekening houdend met de met leveranciers gemaakte afspraken en de liquiditeit. Misschien wel overbodig om te zeggen dat inkoopfacturen natuurlijk eerst goedgekeurd moeten worden! De inkoopfacturen worden vervolgens behalve in de betalingen ook verwerkt in de boekhouding en de BTW.
Loonadministratie
Personeel in dienst betekent dat er een heel stuk administratie bij komt. Er moet een loonadministratie gevoerd worden en een personeelsadministratie. Maar daarnaast ontstaan er meer verplichtingen zoals: toepassen van de CAO, mogelijk pensioenen, arbodienst, verzekeringen. De loonbelasting moet maandelijks electronisch aangegeven en betaald worden. En vanzelfsprekend verwachten uw werknemers maandelijks of elke 4 weken op tijd het juiste loon gestort te krijgen op hun bankrekening.
Facturering
Factureren is belangrijk: Een goed opgestelde factuur waar netjes alles op staat wat er op moet staan wordt sneller betaald. Factureren is ook belangrijk omdat uw facturen uw visitekaartjes zijn naar uw klanten toe. Uw facturen moeten op tijd de deur uit, voorzien van correcte omschrijvingen en de juiste BTW-vermeldingen.
Er gaat op korte termijn wel iets veranderen in de facturering: In de EU wordt het in veel gevallen verplicht om digitaal te factureren. (Belgie per 1-1-2025, Duitsland ook binnenkort. En aangezien het een EU-regel is komt dat ook in Nederland)
Debiteuren
Verzonden facturen worden opgenomen in de debiteurenadministratie.
In die administratie wordt de ouderdom, het wel of niet openstaan en gehele of
gedeeltelijke betalingen bijgehouden. Op deze manier is op elk moment bekend wat de openstaande vorderingen op klanten zijn. Als bekend is wat er openstaat is ook bekend richting welke klanten eventueel vriendelijke of minder vriendelijke incassomaatregelen genomen moeten worden.
Jaarrekening
De jaarrekening bestaat uit een balans, een resultatenrekening met toelichtingen en specificaties en is het sluitstuk van de administratie van een heel jaar. Voor banken, verzekeringen en de kamer van koophandel is een jaarrekening vaak noodzakelijk, maar daarnaast geeft de jaarrekening uzelf meer inzicht in uw bedrijf.
De jaarrekening wordt gebruikt als basis voor de aangifte inkomstenbelasting
of vennootschapsbelasting.
Belastingen